不用邮件在谷歌如何工作?效率还能提高10倍

说到谷歌,每个人的印象是什么?

优秀的搜索网站,最先进的企业和良好的福利...

所有这些都是对的,但当我在谷歌工作时,给我印象最深的是强烈的使命感,“我们必须以世界上最快的速度取得成果”。

谷歌的员工一直在思考他们应该做些什么来实现十倍以上的结果。

电子邮件是夺走你工作时间的恶魔。

想缩短工作时间,但可以有10倍的工作量。这种情况并非不可能。在谷歌精英的日常工作中,有一个绝对不必要的工具。你知道这是什么吗?答案是邮件。

也许有人会说。“但我每天都用它。邮件至关重要。”"没有邮件它是怎么工作的?"

但是你有过这样的麻烦吗?"我整天都在处理邮件,一点工作也没做。"“我一整天都忙于邮件,”这不是本末倒置吗?

谷歌的员工在这方面做得很好。他们将使用各种工具来尽量减少复杂无用的交流。

没有邮件,如果每个人同时工作,工作时间可以缩短到原来的十分之一。

会议结束后,一般由一人总结会议内容,或根据会议内容制作“业务计划”、“报告”等材料。

当然,会后,每个人都会回到自己的岗位上继续工作。

如果已完成的“业务计划”或“报告”需要几个人确认,需要花很多时间等待每个人确认,从而导致工作延迟。

在谷歌,这样的工作“当场完成”

谷歌的会议室里有一个大显示屏。

无论是做会议记录还是制作材料,如果只有一个人用笔记本电脑来做,肯定要花很多时间。但是如果它是每个人通过谷歌文档制作的,那么数据基本上可以当场完成。

然而,当每个人都在一起制作材料时,如果每个人都只专注于自己的电脑屏幕,这将很难讨论,此时显示屏将派上用场。

每个人制作的所有材料都显示在屏幕上,这样每个人都可以抬头讨论,同时确认屏幕上的内容。

数据的总体框架可以当场制作。

这种方法不仅适用于会议,而且在推进项目过程中也很有效。

该公司的一般做法是先完成单词或ppt文档,然后以附件的形式将文档添加到电子邮件中并发送给其他人。其他人确认后,他们添加自己的意见,然后通过电子邮件回复。为了区分不同人确认的文件,文件名称后应加上“1”和“2”等数字,或再次保存“日期”和“确认人姓名”等信息。

然而,重命名每个文档很麻烦,容易出错,并且浪费时间。

谷歌从未使用向电子邮件附件添加文档的方法。谷歌员工只需在邮件中写下“信息已经上传,如有必要请随时修改”,并附上谷歌文档的链接发送给相关人员,相关人员可以根据自己的想法修改信息。如果需要立即修改信息,员工可以通过即时通讯软件或视频会议进行实时通话,当场完成工作。

因为这种方法允许每个人随时保持最新版本,所以员工可以从数据的版本管理中解放出来。

编辑、发送、重新编辑和重新发送邮件会浪费很多时间。最有效的方法是取消邮件交换,当场完成工作。

最近,越来越多的项目正在与公司以外的人合作进行。在这种情况下,云服务更加重要。

有了云服务,您就不必在管理工作流程时将所有人聚集在一起。只需将工作进度上传到所有员工共享的文件夹中,并让所有人确认即可。如果一切顺利,继续工作,如果有问题,开始讨论。简单方便,对吗?

永远不要用邮件来调整你的日程。

在邮件交换中,日程调整占最大比例。这是一项非常麻烦的工作。

例如,如果你想召开会议并给所有员工发送电子邮件以确认时间,通常会出现其他人无法安排时间的情况,因此你只能调整时间并再次给所有员工发送电子邮件。如果有一个人没有回复邮件,那么时间就无法确定,这对于会议召集人来说肯定是一项艰巨的工作。

我也遇到过类似的情况。当与某个公司确认会议日程时,另一方表示“下一次会议希望其他部门的人参加,需要调整日程”。结果,我等了两天,对方才给了我答复。

仅仅调整会议时间需要两天吗?

不要把时间浪费在没有任何结果的工作上。

为了避免这种情况,可以通过云服务调整时间表。

这种方法特别适用于担任管理职务的人。有时,下属可以在上级的允许下立即开始工作,但是工作会被推迟,因为他们找不到机会与上级沟通。共享日历后,下属可以根据老板的日程安排面试,从而提高整体工作效率。

“你今天有空吗?”“你什么时候有空?”如果你总是问你的下属这样的问题,那就等于浪费他们的时间。

如果一个人除了公司的时间表之外还要制定个人时间表,管理起来就很麻烦。但是,通过将所有日历统一到谷歌日历中,并且只对共享范围设置进行分组,不仅更易于管理,而且避免了双重预订的错误。

直接见面是最有效率的!

邮件不能实现完美的交流和沟通,它会减慢工作的速度。

有时,在不了解对方意图的情况下,双方在多次来回发送邮件后无法达成协议。在这种情况下,直接打电话或见面是最好的解决办法。

面对面的交流非常重要。在打字和交流的过程中,我有时会说“我们直接说吧”,然后开始视频交流。因为面对面的交流可以看到对方的表情,并直接把他们的想法传达给对方,所以面对面的交流比只用文字或声音更有效。

直接会面也可以当场解决问题。现在,电梯维护人员可以通过视频与工程师交流,从而提高工作效率。

事实上,谷歌是一家经常举行小型会议的公司(那些认为谷歌是it企业的人,所以无论他们做什么,都必须惊讶于通过电子邮件进行交流)。因此,除了公共空间,谷歌还有很多地方可供人们坐下来交流。

谷歌的会议非常高效。

首先确定需要谁来解决问题或做出决定,然后召集这些人,最后解决问题或快速做出决定。

许多企业在开会前会调整与会者的日程,然后给每位与会者发送电子邮件,但这需要大量的时间和精力。事实上,只要在需要开会的时候直接问与会者“你现在有空吗”,绝大多数人都可以立即参加会议。

会议的目的不是让人们聚在一起,而是要取得成果,所以只要给有助于取得成果的成员打电话就行了。

即使是每周同一时间举行的定期会议,也没有必要要求所有成员每次都出席。作为会议的组织者,它可以适应具体情况,如适当改变与会者或在重要成员因旅行等情况不能出席时改变会议时间。如果不能达到预期的结果,取消会议也是一个明智的选择。

邮件是“等待文化”,即时消息是“实时文化”

从这个角度来看,电子邮件给我们的工作增加了很多“麻烦”。

我们可以将邮件和即时通讯软件进行比较。

例如,为了解决这个问题,如果你使用电子邮件,你首先需要详细地写下问题,然后把它发送给对方,等待对方的回复。这次往返需要一天,有时甚至几天。如果往返不能解决问题,那就需要更长的时间。解决一个问题通常需要一周以上的时间。

这样,一个人需要几天的时间来完成一项工作,然后这项工作移交给下一个人,下一个人需要几天的时间来完成这部分工作并移交给下一个人。如果你稍微考虑一下,你会发现这种传统的工作方式实际上效率很低。因为每个人都有不同的工作效率,高效率的人等待别人完成工作的时间被浪费了。

不仅如此,如果这一系列工作流程中的一个人工作质量差,不得不重做工作,那么所有预订都将不得不推迟。不管你怎么努力,用这种工作方法都无法有效地取得成果。

如果你使用即时通讯软件,你可以让每个人聚在一起,边讨论边收集意见,最后当场做出决定。即使分散工作需要几天时间,只要相关人员在指定的时间聚集在一起,工作也可以一口气完成。现在网络已经发展得非常成熟,所以如果每个人不在同一个地方也没关系。虽然存在时差问题,但日本、美国和印度的成员也有可能同时执行一个项目。

我在纽约有一个管理顾问合伙人,我的创业合伙人在硅谷、巴西和乌克兰。这些分散在世界各地的人必须和我在日本保持联系。

有趣的是,因为我们经常通过视频聊天软件交流,对方是在日本、纽约还是伦敦并不重要。唯一需要注意的是当地时间,以免打扰对方的睡眠。此外,几乎感觉不到任何物理距离。

邮件是一种等待的文化。不要当场给出答案,但要等到仔细分析后再给出答案。而即时消息是一种实时通信文化。所有的问题都会当场解决。这种速度感知上的差异在工作的结果中会非常明显。

让每个人一起工作可以在十分之一的时间内达到十倍的效果。如果您可以灵活地使用云服务等工具,您就可以从根本上改变您的工作方式。

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